Anmodninger om fritagelse for brug af Klageportalen

Indgivelse af klage til og efterfølgende kommunikation om klagesagen med Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet skal ske ved anvendelse af digital selvbetjening (Klageportalen), jf. § 21 i lov om Miljø- og Fødevareklagenævnet og § 4 i bekendtgørelse nr. 130 af 28. januar 2017 om udnyttelse af tilladelser, frist for indgivelse af klage, indsendelse af klage til Planklagenævnet og opsættende virkning af klage for visse afgørelser truffet efter lov om planlægning og visse andre love.

Nævnet skal som udgangspunkt afvise en klage, der ikke indgives ved digital selvbetjening.

Der gælder tre undtagelser fra dette udgangspunkt (jf. § 21 stk. 2-4 / § 4, stk. 2-4):

1. Der foreligger særlige forhold, der gør, at klager ikke må forventes at kunne anvende digital selvbetjening.
2. Afvisning af klagen vil være i strid med internationale eller EU-retlige forpligtelser om ret til at klage over trufne afgørelser.
3. Der er - ud fra en samlet økonomisk vurdering - klare økonomiske fordele for nævnet ved at behandle klagen.

Lovbemærkningerne giver en række eksempler på fritagelsesgrunde. 

Særlige forhold kan være, hvor der er tale om borgere med særlige handicap, såvel kognitiv som fysisk funktionsnedsættelse samt demens. Ligeledes for borgere, der mangler digitale kompetencer, visse socialt udsatte borgere, borgere med psykiske lidelser, borgere med sprogvanskeligheder, hvor hjælp og vejledning fra myndigheden eller nævnet ikke konkret vurderes at være en egnet løsning. Der kan således foreligge særlige forhold for nogle borgere fra de nævnte grupper, der gør, at borgeren ikke kan anvende digital selvbetjening. Tilsvarende vil der også være nogle borgere fra de nævnte grupper, der kan anvende digital selvbetjening, og som derfor er forpligtet til at anvende denne.

Særlige forhold kan også gøre sig gældende, hvor klager ikke kan få udstedt NemID, fordi klager ikke har et personnummer eller ikke kan legitimere sig fyldestgørende.

Hvis en borger allerede er fritaget fra Digital Post via Borgerservice, taler dette forhold generelt for en tilsvarende konkret fritagelse fra digital selvbetjening i forhold til nævnssagerne – fritagelse fra Digital Post via Borgerservice er dog ikke i sig selv tilstrækkelig til tilsvarende fritagelse for brug af Klageportalen.

Det forudsættes i øvrigt, at klage fra flere personer i fællesskab, f.eks. en forening, skal foretages digitalt, hvis blot én af de deltagende personer er i stand til at indgive klagen ved anvendelse af digital selvbetjening.

Proceduren for fritagelse
Hvis førsteinstansen modtager en anmodning om fritagelse for brug af Klageportalen, videresendes anmodningen via sikker mail pr. e-mail til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet sammen med den påklagede afgørelse og oplysning om, hvorvidt borgeren af kommunen er fritaget for at bruge digital post.

Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet tager herefter hurtigst muligt stilling til, om anmodningen kan imødekommes. Det kan forinden være nødvendigt at indhente yderligere oplysninger, der kan belyse, hvorvidt der foreligger særlige forhold, der kan føre til fritagelse. I så fald fremsender nævnet en anmodning herom til klager. Nævnets afgørelse sendes til førsteinstansen og sagens parter.

Hvis nævnet imødekommer anmodningen om fritagelse indgiver borgeren sin klage til førsteinstansen pr. mail eller brev. Førsteinstansen indtaster herefter - på vegne af borgeren - klagen i Klageportalen og sagsbehandler herefter klagen i Klageportalen.

Hvis nævnet ikke imødekommer anmodningen om fritagelse, skal borgeren selv indtaste sin klage i Klageportalen inden for en fastsat frist.

Hvis førsteinstansen modtager en klage, der er mangelfuld på grund af manglende anvendelse af digital selvbetjening, skal myndigheden vejlede klager om at anvende den digitale selvbetjening i stedet. Det forudsættes således, at førsteinstanserne i et vist omfang er klager behjælpelige med vejledning i forhold til helt grundlæggende spørgsmål, som f.eks. vejledning om, at der som udgangspunkt består en pligt til at bruge Klageportalen, angivelse af web-adressen til den digitale selvbetjening, kontaktoplysninger til Miljø- og Fødevareklagenævnets eller Planklagenævnets supportfunktion og lignende.

Klagefrist
Det er Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, som afgør, om en klage er blevet indgivet inden klagefristens udløb.

En anmodning om fritagelse for brug af Klageportalen må anses for en rettidigt indkommet klage, hvis den er modtaget af førsteinstansen (eller nævnet) inden klagefristens udløb. Anmodningen må således som udgangspunkt tillægges samme retsvirkninger som en klage indgivet i Klageportalen, f.eks. med hensyn til opsættende virkning.

Hvis en klage indgives på anden måde end ved anvendelse af den digitale selvbetjening inden klagefristens udløb, og klagen derefter indgives ved anvendelse af den digitale selvbetjening efter klagefristens udløb, vil nævnet ifølge lovbemærkningerne skulle betragte klagen som indgivet rettidigt. Situationen svarer til, hvad der i øvrigt gælder, hvis en klage er blevet indgivet til en forkert adressat.

Hvis anmodningen om fritagelse for brug af Klageportalen imødekommes af nævnet og der på dette tidspunkt er mindre end 14 dage til klagefristens udløb, får klager en frist på ca. 2 uger fra modtagelse af afgørelsen til at fremsende den egentlige klage til førsteinstansen.

Frist for myndighedens videresendelse
I alle klageregler er indsat en bestemmelse om, at hvis en klage ikke indgives ved anvendelse af digital selvbetjening, skal myndigheden snarest videresende klagen til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet. I de tilfælde gælder bestemmelserne om fremsendelse inden 3 uger med bemærkninger og sagsakter ikke - dvs. førsteinstansen skal alene sende anmodningen om undtagelse/klagen og den påklagede afgørelse. Indsendelse sker til Miljø- og Fødevareklagenævnets eller Planklagenævnets hovedpostkasse via sikker mail. Nævnet henstiller, at videresendelse sker i løbet af få dage, af hensyn til, at sagens parter kan få en hurtig afklaring af spørgsmålet om undtagelse for brug af Klageportalen.

Den sædvanlige regel om, at førsteinstansen skal videresende sagen til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet snarest og som udgangspunkt inden 3 uger, skal regnes fra modtagelse af den egentlige klage.