Vi benytter cookies til at forbedre brugeroplevelsen.Læs mere om cookies

Forståelse

I hvilke situationer skal vi som førsteinstans indtaste klager i Klageportalen 'på vegne af klager'?

Det er obligatorisk for klager (borgere, virksomheder, organisationer og myndigheder) at klage via Klageportalen.

Førsteinstans må udelukkende indtaste en klage "på vegne af klager" såfremt denne har ansøgt Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet om fritagelse for brug af Klageportalen og fået medhold.

 

Hvordan skal vi som førsteinstans oplyse i klagevejledningen i vores afgørelse, at man skal klage via Klageportalen?

Afgørelser, der kan påklages til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, skal ledsages af en klagevejledning med oplysning om proceduren for indgivelse af klage. Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet foreslår, at klagevejledningen for så vidt angår indsendelsesproceduren får følgende indhold:

"Hvis du ønsker at klage over denne afgørelse, kan du klage til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet. Du klager via Klageportalen, som du finder via et link på denne hjemmeside www.nmkn.dk. Klageportalen ligger på www.borger.dk og www.virk.dk. Du logger på én af disse hjemmesider, som du plejer med NEM-ID. Klagen sendes gennem Klageportalen først til den myndighed, der har truffet den afgørelse, der klages over. En klage er indgivet, når den er tilgængelig for myndigheden på Klageportalen. Når du klager, skal du betale et gebyr på 900,- kr. for almindelige borgere og 1.800,- kr. for virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder.

Miljø- og Fødevareklagenævnet og Planklagenævnet afviser klager, der kommer uden om Klageportalen, hvis der forinden ikke er ansøgt om og bevilliget "fritagelse for brug af Klageportalen". Hvis du ønsker at blive fritaget for at bruge Klageportalen, skal du sende en begrundet anmodning til den myndighed, der har truffet afgørelse i den sag, du ønsker at klage over. Myndigheden videresender herefter din anmodning til det pågældende nævn, Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, som herefter træffer afgørelse om, hvorvidt din anmodning kan imødekommes."

Hvorfor skal vi som myndighed oplyse lovgrundlaget for en afgørelse?

For at klagesagen kan blive oprettet korrekt i Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, skal myndigheden i Klageportalen oplyse den lovhjemmel, som er grundlag for den afgørelse, der klages over. Der kan ligge flere love og paragraffer til grund for afgørelsen. I så fald oplyses det vigtigste lovgrundlag, og i kommentarfeltet skrives øvrige lovgrundlag.

Afhængig af hvilken lov der oplyses som lovgrundlag, har Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet udarbejdet en specifik vejledning om dokumenter, som skal sendes med. De skal lægges ind i Klageportalen enkeltvis. Herefter kan der samlet uploades ét eller flere andre dokumenter, som har haft betydning for sagens afgørelse og derfor skal sendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet.

Hvad sker der, hvis myndigheden ikke har sendt sagen til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet inden for de 3 uger, som den skal?

Myndigheden skal snarest, og som udgangspunkt ikke senere end 3 uger efter klagefristens udløb, videresende klagen til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet. Der kan være flere grunde til, at myndigheden ikke kan videresende klagen inden for de 3 uger, f.eks. fordi sagen er omfattende, eller fordi der er indgivet en foreløbig klage, som endnu ikke er nærmere begrundet.

De 3 uger skal forstås som et udgangspunkt. Det har ikke konsekvenser for sagens forløb i Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, hvis kommunen videresender sagen senere end 3 uger efter klagefristens udløb. 

Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet opfordrer dog Førsteinstansen om at sikre fremsendelsen af klagen så hurtigt som muligt. Hvis der er indgivet en foreløbig klage, kan kommunen give klager en frist for fremsendelse af en nærmere begrundet klage.

Skal myndigheden sende klagen videre til Miljø- og Fødeklagenævnet/Planklagenævnet, hvis den kun er foreløbig?

I de tilfælde, hvor Førsteinstans modtager en foreløbig klage i Klageportalen, skal sagen først videresendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, når Førsteinstans har modtaget den uddybende klage og har vurderet, om myndigheden ønsker at fastholde sin afgørelse. Myndigheden bør fastsætte en frist for uddybning overfor klager og følge op!

Hvis klagen derimod alene indeholder et forbehold for at kunne supplere klagen med bemærkning siden hen, bør klagen som udgangspunkt ikke betragtes som foreløbig og skal derfor behandles og videresendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet.

Hvordan skal vi som førsteinstans behandle en klage, som indkommer efter klagefristens udløb?

Myndigheden skal uagtet klagefristen indsende klagen via Klageportalen til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet.

Det er Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, som afgør om klagen skal behandles.

Hvilke dokumenter skal førsteinstansen videresende til nævnet via Klageportalen?

Før klagesagen videresendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet skal den som udgangspunkt være fuldt oplyst af Førsteinstansen, hvorfor følgende dokumenter skal medsendes klagen:

1.    Den påklagede afgørelse

2.    De dokumenter, der er indgået i sagens bedømmelse. Klageportalen oplister de dokumenter, som typisk skal medsendes afhængigt af sagstype.

3.    En udtalelse fra førsteinstansen med dennes bemærkning til sagen og de anførte klagepunkter.

1. instans skal vedhæfte en aktliste som en del af sin klagesagsbehandling i Klageportalen. Hvad ønsker nævnet vedhæftet her?

Førsteinstansen skal vedhæfte en komplet aktliste med alle akter vedrørende den afgørelse, der klages over. Eventuelle sagsakter, som ikke medsendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, skal også fremgå af aktlisten. Alle akter navngives, så det fremgår hvad akten indeholder. De sagsakter, der sendes med, bedes markeret på aktlisten.

Formålet er, at nævnene - ud fra aktlisten - skal kunne vurdere, om der er yderligere akter i sagen, som bør indgå i det pågældende nævns sagsbehandling.

Hvilke borgere kan undtages fra kravet om at klage via Klageportalen?

I særlige situationer kan en borger fritages for at klage via Klageportalen. De særlige forhold, som kan begrunde en undtagelse, er f.eks. borgere med særlige handicap, såvel kognitiv som fysisk funktionsnedsættelse samt demens. Ligeledes for borgere, der mangler digitale kompetencer, visse socialt udsatte borgere med psykiske lidelser eller borgere med sprogvanskeligheder, hvor hjælp og vejledning fra myndigheden eller nævnet ikke konkret vurderes at være en egnet løsning. Der kan således foreligge særlige forhold for nogle borgere fra de nævnte grupper, der gør, at borgeren ikke kan anvende digital selvbetjening.

Det er Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, som afgør, om en borger kan fritages.

Hvad er proceduren for fritagelse for brug af Klageportalen?

Hvis førsteinstansen modtager en anmodning om fritagelse for brug af Klageportalen, sendes denne videre pr. mail til (Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet) sammen med den påklagede afgørelse og med oplysning om, hvorvidt borgeren af kommunen er fritaget for brug af digital post.

Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet tager hurtigst muligt (inden for få dage) stilling til, om anmodningen kan imødekommes. Miljø- og Fødevareklagenævnets eller Planklagenævnets afgørelse om fritagelse sendes til ansøger samt Førsteinstansen.

 

Hvis anmodning om fritagelse imødekommes:
Hvis afgørelsen imødekommer borgerens ønske om fritagelse, skal borgeren indgive sin klage til førsteinstansen pr. mail eller brev. Førsteinstansen indtaster – på vegne af borgeren – klagen i Klageportalen og sagsbehandler herefter klagen på normal vis i Klageportalen.

 

Hvis anmodningen afslås:
Hvis borgerens ønske om fritagelse afslås, skal borgeren selv sørge for at få indtastet sin klage i Klageportalen inden for en fastsat frist.


Ifølge lovbemærkninger forudsættes det, at førsteinstansen skal vejlede klager om anvendelse af Klageportalen.

Hvordan skal vi som førsteinstans håndtere en henvendelse fra en klager om, at man ønsker at klage, men ikke kan indtaste klagen i Klageportalen pga. driftsproblemer?

Hvis førsteinstansen modtager en henvendelse fra en klager om, at det ikke har været muligt at indtaste klagen i Klageportalen på grund af driftsproblemer, og klagefristen er ved at udløbe, skal førsteinstansen henvise klager til at skrive til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet til email:

Hvordan beregnes om klagefristener overholdt ?

Postnord (tidligere Post Danmark) har indført nye typer af breve i stedet for A- og B-breve og forventer fremover kun at uddele almindelige breve 2 gange om ugen. Forsendelsestiden for fysisk post ændres derfor. Ændringen gælder fra den 1. juli 2016. Se evt. Postnords hjemmeside.

En del af de afgørelser, som kan påklages til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet, sendes som fysisk post.  Hvis afgørelsen ikke er blevet offentliggjort, løber der normalt en klagefrist på 4 uger fra det tidspunkt, hvor afgørelsen er afleveret i modtagerens postkasse. Se evt. mere her om klagefristerne. De nye forsendelsestider har derfor betydning for beregning af klagefristen.

Vi vil fremover beregne klagefristen med udgangspunkt i følgende:

Hvis afgørelsen offentliggøres / bekendtgøres

Hvis afgørelsen efter lovgivningen skal offentliggøres eller bekendtgøres: Klagefristen beregnes fra datoen for offentliggørelsen / bekendtgørelsen. Dette uanset, hvornår afgørelsen er sendt individuelt til adressaten og eventuelle andre parter i sagen.

Hvis afgørelsen kun sendes som e-mail eller digital post (dvs. offentliggøres / bekendtgøres ikke)

Hvis myndigheden sender en afgørelse til en modtager pr. e-mail eller digital post, skal klagefristen beregnes fra afsendelsesdatoen.

Hvis afgørelsen kun sendes som almindeligt brev (dvs. offentliggøres / bekendtgøres ikke) 

  • Post sendt mandag eller tirsdag: Klagefristen beregnes fra mandag i den efterfølgende uge

  • Post sendt onsdag, torsdag eller fredag: Klagefristen beregnes fra onsdag i den efterfølgende uge

Hvis afgørelsen kun sendes som quickbrev (dvs. offentliggøres / bekendtgøres ikke)

Betragtes som kommet frem til modtageren 2 hverdage efter afsendelsen. Lørdag betragtes som en hverdag.

Hvis der er oplysninger, som tyder på, at et almindeligt brev eller quickbrev først er modtaget senere, vil nævnet dog undersøge det nærmere. Hvis det viser sig, at brevet rent faktisk er modtaget på en senere dato, vil nævnet beregne klagefristen fra denne dag.

Som hidtil gælder i øvrigt, at hvis klagefristen udløber på en helligdag, forlænges fristen til førstkommende hverdag.

Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet vil følge udviklingen

Postnord tilbyder andre brevtyper, som nogle myndigheder måske fremover vil bruge til forsendelse af afgørelser. Desuden vil der kunne ske andre ændringer i forhold til forsendelse af fysisk post, som kan have betydning for, hvornår fysisk post må betragtes som kommet frem til modtageren.

Vi vil derfor følge udviklingen i forhold til forsendelse af fysisk post og ændre praksis, hvis forholdene ændrer sig. Nævnet vil oplyse om praksisændringer her på hjemmesiden.

Gebyr

Hvordan betaler klager gebyret, når det er myndigheden, der indtaster klagen?

Når myndigheden indtaster klagen i Klageportalen, skal klager betale et klagegebyr via en faktura. Klageportalen er sat op til, at der automatisk sendes en faktura til klageren, når den er blevet indtastet af førsteinstansen. Klagen vil dog kun blive behandlet i Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, såfremt klager har overholdt betalingsfristen, som fremgår af fakturaen.

Myndigheden skal således ikke gøre noget i forhold til gebyropkrævning eller betaling.

Teknik

Hvordan får vi som førsteinstans adgang til Klageportalen?

Ønsker du adgang til Klageportalen, skal du kontakte din lokale brugeradministrator. Den lokale administrator er typisk den person i myndigheden, der også er administrator for Danmarks Miljøportal.

Det er også din lokale brugeradministrator, der tildeler den rolle (rettighed), du har brug for f.eks. som sagsbehandler i Klageportalen. Du kan se en oversigt over roller på Miljøportalens hjemmeside.

Du kan tilgå Klageportalen via www.nmkn.dk ”Link for myndigheder”.

Hvad er KlageID?

Et KlageID er det nummer, som entydigt identificerer den enkelte klage. Myndighederne kan bruge KlageID til at genfinde klagen i Klageportalen, og ved henvendelser til klagenævnenes support.

Hvad er formålet med ’sammenføj-funktionen’ i Klageportalen?

"Sammenføj-funktionen" benyttes af førsteinstansen til at sammenføje flere indkomne klager over samme afgørelse til en klagesag.

Herefter skal blot denne ene klagesag (nu kaldet hovedsagen) sagsbehandles og videresendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet. Førsteinstansen kan altså nøjes med at sagsbehandle den samlede klagesag (hovedsagen) i stedet for at skulle sagsbehandle hver af de enkelte klager.

Der ligger vejledning om denne funktion i form af skærmdumps og videovejledning

Hvordan håndterer vi flere klager over samme afgørelse?

Sammenføj-funktionen benyttes af førsteinstansen til at sammenføje flere indkomne klager over samme afgørelse til en klagesag.

Herefter skal blot denne ene klagesag (nu kaldet hovedsagen) sagsbehandles og videresendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet. Førsteinstansen kan altså nøjes med at sagsbehandle den samlede klagesag (hovedsagen) i stedet for at skulle sagsbehandle hver af de enkelte klager.

Der ligger vejledning om denne funktion i form af skærmdumps og videovejledning

Hvordan får vi som førsteinstans dokumentation i eget ESDH-system for, hvilke informationer vi har tastet i portalen og videregivet til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet?

Information herom findes i den automatisk genererede kvitteringsmail fra Klageportalen, som førsteinstansen modtager ved videresendelse af klagesagen til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet.

Hvordan anvender vi som førsteinstans Klageportalen til at orientere sagens parter om vores udtalelse og bemærkninger til klagen?

Førsteinstans kan anvende Klageportalen til at orientere sagens parter om:

- at sagen er videresendt til Miljø- og Fødevareklagenævnet / Planklagenævnet.
- førsteinstansens bemærkninger til sagen / klagen
- sagens parter herefter har 3 uger til sende evt. yderligere bemærkninger til sagen til nævnet.

Det forudsætter blot, at førsteinstanse husker indtaster de relevante parter på klagesagen med korrekte e-mail adresser.

Klageportalen vil under alle omstændigheder automatisk orientere klager om sagens videresendelse til nævnet og førsteinstansens bemærkninger til klagen.

Hvad skal vi som førsteinstans gøre, hvis klager ønsker at ændre kontaktdata fx email adresse?

Man skal sende en email til  eller henvende sig til supporten i Nævnenes Hus - tlf. 7240 5600, som kan ændre data i Klageportalen.

Hvilken opgave har vi som førsteinstans med at vedligeholde data om egen myndighed i Klageportalen?

Det er afgørende, at førsteinstansen vedligeholder og opdaterer data om egen myndighed i Klageportalen, således at Klageportalens automatiske kvitteringsmail / adviseringer tilgår de rette emailadresser hos myndigheden.

Førsteinstans har deres egen ”Vedligehold info om myndighed”-side i Klageportalen, hvor man kan ændrer kontaktdata til førsteinstansen. 

Vejledning kan ses her (videovejledning)

Hvordan får vi som førsteinstans besked om, at en borger/organisation har indsendt en klage direkte til Klageportalen på en sag?

Klageportalen er indrettet således, at den automatisk sender en e-mail til den myndighed, som klager har oprettet som førsteinstans, med besked om, at der ligger en klage i portalen og afventer første instans klagesagsbehandling.

(Det sker desværre, at klager opretter forkert førsteinstans på sin klagesag. Det er derfor den modtagende myndigheds ansvar, at sørge for at videresende klagen til korrekt førsteinstans!)

Portalen er fra start sat op til at sende denne e-mail til førsteinstansens hovedpostkasse. Men det er vigtigt at være opmærksom på, at den enkelte myndighed selv kan ændre mail-adressen i portalen ved at benytte sine administratorrettigheder, hvis man ønsker at modtage e-mails fra portalen på en eller flere andre email adresser.

Myndigheden har mulighed for benytte op til 3 forskellige email adresser samtidigt; det er vigtigt, at ikke alle email er personafhængige.

Vælg f.eks.:
1) jeres hovedpostkasse (kan fx være en selvvalgt hovedpostkasse dedikeret til emails fra Klageportalen).
2) den ansvarlige for klageportalen (hos førsteinstansen).
3) en cc. email til en afdelingspostkasse (den afdeling, der behandler klagesager nævnene) (tænkt som kopi for ekstra sikkerhed).

Hvis det ønskes, kan der angives samme email adresse for alle 3.

Hvordan håndterer Klageportalen, at der er klagefrist på en afgørelse?

Klageportalen tager ikke højde for klagefrister. Klagen skal videresendes af førsteinstansen, uanset om klagefristen er overskredet.

Det er Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet, som herefter tager stilling til, om klagen skal behandles af nævnet.

Hvordan får klager besked om, at vi som førsteinstans har indtastet deres klage i Klageportalen?

Klageportalen sender automatiske kvitteringsmails til klager, når førsteinstansen har indtastet klagen på deres vegne. Det forudsætter blot, at førsteinstansen har indtastet klagers e-mail adresse ved klagens oprettelse.

Hvis klager selv indtaster klagen, modtager de samme kvitteringsmails.

Hvis klager ikke har en e-mail adresse, skal førsteinstans orientere klageren pr. almindelig post og uploade dokumentation i Klageportalen for, at orienteringen er sket!

Er der mulighed for at se de kvitteringsmails, som Klageportalen udsender?

Samtlige kvitteringsmails, som Klageportalen udsender i et klageforløb, kan ses her.

Hvad gør vi som førsteinstans, hvis vi tidligt ønsker at orientere parter i en sag – fx parter, som er begunstiget af vores afgørelse – om, at der er indkommet klage i sagen?

Klageportalen kan benyttes til at udsende orientering – en tidlig notifikation – til sagens parter om, at der er indkommet en klage i sagen.
Det forudsætter blot, at førsteinstansen indtaster email-adresser for sagens parter i Klageportalens ’trin for tidlig orientering’ og her benytter muligheden for at lade Klageportalen udsende tidlig orientering/notifikation.

Hvor mange dokumenter/filer kan vi som førsteinstans uploade/vedhæfte?

Førsteinstansen kan vedhæfte dokumenter og filer til sagen, således at den samlet set ved indsendelse til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet kan fylde op til 150 MB.

Spørg Klagesupporten i Nævnenes Hus om mulighederne for indsendelse af større datamængder til nævnet på email: eller ring på telefon nr. 7240 5600.

Hvilke filformater kan vi uploade/vedhæfte?

I Klageportalen kan der uploades word-filer, excel-filer, pdf-filer samt også en del andre filformater: docm, doc, docx, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx, msg, txt, csv, rtf, gif, jpg, htm, mht, tif, bmp, jpeg, png og zip.

Navnet på en fil, som du uploader, må ikke være længere end 45 karakterer.

Filens navn må ikke indeholde plustegn eller apostroftegn.

Hvordan kan førsteinstanser fjerne en forkert vedhæftet fil?

Førsteinstansen kan fjerne dokumenter, som fejlagtigt er uploadet, før klagesagen videresendes til Miljø- og Fødevareklagenævnet eller Planklagenævnet. Der kan kun fjernes dokumenter, som førsteinstans selv har uploadet – og altså ikke dokumenter fra klager.

Efter sagens videresendelse kan førsteinstans ikke længere fjerne dokumenter fra sagen. I stedet kan førsteinstans give besked til nævnet via mail til om, at der er fremsendt forkerte filer i en sag.

Hvordan ser jeg ’ekstra’ indsendte dokumenter?

 - Tilgå Klageportalen med klage ID
 - Tryk på den grønne knap ”tilføj dok.”
 - Tryk på ”Godkend oplysninger” i venstre side
 - Dokumentet ligger nederst i rækken af dokumenter, tryk ”vis”

For at afslutte: tryk på den grønne ”Klageoversigt” øverst til venstre på siden, du er nu tilbage på jeres oversigt over klager.

Vi har som 1. instans fået en klage, hvor vi ikke er den rette 1. instans. Hvad skal jeg gøre?

Det er den myndighed, som fejlagtigt har modtaget en klage, der er ansvarlig for at få videresendt klagen til korrekt førsteinstans. Det gøres på følgende måde: 

- Log på Klageportalen
- Vælg klage med Klage ID XXXXX
- Tryk på ”Gem og forsæt”
- Vælg sagsbehandlingsmulighed: Klager har oplyst forkert navn på den myndighed, klagen vedrører, og I sender klagen til den rette myndighed
- Tryk på ”Gem og forsæt”
- Vælg den korrekt 1. instans
- Skriv ”Forkert valg af 1. instans”
- Tryk på ”Gem og forsæt”
- Marker: Jeg bekræfter at klagen skal overføres og jeg modtager en kvittering for dette pr. email.
- Tryk ”Forsæt” og du havner på forsiden af Klageportalen igen

Hvad gør jeg, hvis jeg har problemer med at få adgang til at sagsbehandle en indkommet klage?

Problemer med adgang til at sagsbehandle en klage indkommet i Klageportalen skyldes typisk et af følgende (eller evt. begge):

- at jeres myndighed er registreret med et forkert CVR nummer hos Miljøportalen (DMP). Det rettes ved henvendelse til Miljøportalens support.
- at I ikke har fået tildelt korrekte sagsbehandler-rolle i jeres interne IT brugerstyring. Det skal jeres lokale IT administrator sørge for.

Til at undersøge problemerne kan det være nyttigt at indtaste denne adresse i jeres internetbrowser: https://pp.mim.dk/dmp/claimdetails.aspx
Efter indtastning og logon får I oplysninger om tildelte roller og CVR nummer.

Yderligere oplysninger kan findes i denne video på nettet